¿Cómo implementar un programa de bienestar?

Hoy más que nunca nos hemos dado cuenta que el bienestar de nuestros colaboradores es crítico para el éxito de la organización. Los Programas de bienestar pueden reducir los gastos de la compañía relacionados a salud hasta en un 127%; adicionalmente, el 80% de los empleados que tienen acceso a Programas de Bienestar se siente más comprometido con la organización y empleados más comprometidos pueden ser hasta un 21% más productivos (TravelPerk 2021).

En base a esto, muchas empresas han empezado a implementar Programas de Bienestar para sus empleados. Sin embargo, tomar la decisión de implementar un programa es una cosa e implementarlo es algo totalmente distinto. Así, a pesar de que conocemos la necesidad y los beneficios de implementar estos programas, muchas veces no sabemos por dónde empezar.

A continuación te ayudaremos con nueve sencillos pasos para implementar un Programa de Bienestar bien pensado que beneficie tanto a los empleados como al empleador.

PASO 1: RECABAR INFORMACIÓN

En primer lugar, debemos contar con información relacionada a cómo se encuentra la salud -tanto física como mental- de los colaboradores y; si la organización tiene la voluntad de realizar alguna iniciativa para mejorar estos datos.

Algunas ideas para de evaluaciones pueden ser: (1) realizar una encuesta para evaluar el interés personal de bienestar y las necesidades de los empleados; (2) desarrollar una evaluación de riesgo para la salud; (3) conducir una evaluación organizacional para determinar qué tipos de programas de bienestar ofrecer; (4) revisar las tasas de uso del plan de salud y/o; (5) evaluar la cultura de salud y dirigir auditorías ambientales del lugar de trabajo.

PASO 2: OBTENER SOPORTE GERENCIAL

La participación de la administración es fundamental para construir un Programa de Bienestar exitoso. El apoyo de la administración es necesario para temas de financiamiento, obtener respaldo en la organización y aprobar políticas y procesos relacionados al programa. Adicionalmente, la gerencia puede vincular los objetivos del programa de bienestar a los objetivos estratégicos, lo cual posiciona al Programa de Bienestar como parte clave de la organización.

Lo ideal es buscar que los líderes de área participen del programa y promueven que los miembros de su equipo lo hagan. Los líderes deben motivar, informar y apoyar a los participantes para que formen parte del Programa y, lo más importante, no lo abandonen. Es importante comprometer a los líderes con el Programa. Así, un punto clave para lograr el apoyo de los líderes es comunicar cuál es el valor potencial del Programa de Bienestar para el Bottom Line de la organización.

PASO 3: ESTABLECER UN COMITÉ DE BIENESTAR

El empleador puede crear un comité interno dirigido por los empleados que ayude a construir y mantener una cultura de bienestar en la organización. Asimismo, el comité puede fomentar el apoyo organizacional y la eficacia del programa de bienestar.

La organización deberá solicitar o bien por invitación o bien pedir voluntarios para formar parte del comité. Se debe asegurar que existe una representación transversal tanto a nivel jerárquica como a nivel interdepartamental. Se recomienda que los comités estén formado por un grupo de entre seis a doce personas; sin embargo, el número de integrantes es a discreción de cada organización y será proporcional a su tamaño. Dentro del comité se deberá elegir un coordinador del Programa.

Un punto importante a recordar es que el diseño, la implementación y el seguimiento de este tipo de programas puede demandar mucho tiempo del equipo humano, por lo que si no se cuenta con un recurso interno, se recomienda contratar a un proveedor externo.

PASO 4: ELABORAR METAS Y OBJETIVOS

Las metas y los objetivos del Programa de Bienestar deben basarse en la información recopilada en el paso 1. Éstos son declaraciones de logros generales a largo plazo que se esperan del programa. Cada meta puede incluir uno o más objetivos. Los objetivos deben ser SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely).

PASO 5: ESTABLECER UN PRESUPUESTO

Este paso es un paso crítico, debido a que sin financiamiento el Programa de Bienestar no podrá llevarse a cabo. El presupuesto del Programa de Bienestar debe incluir el costo de los incentivos, el marketing y el diseño del programa.

PASO 6: DISEÑAR LOS COMPONENTES DEL PROGRAMA DE BIENESTAR

No existe un Programa de Bienestar estrella para todas las organizaciones, ya que cada uno variará según las necesidades y los recursos de la misma. Es importante incluir componentes variados que se dirijan a los comportamientos de riesgo y las necesidades e intereses de los empleados.

Para diseñar el programa, las organizaciones pueden hacer uso de los recursos obtenidos por medio de la evaluación organizacional, la data recabada por el comité de bienestar y las restricciones presupuestarias con las que cuenta la organización, así como las metas y los objetivos definidos; todos estos insumos servirán para poder determinar los elementos de nuestro Programa de Bienestar.

PASO 7: SELECCIONAR INCENTIVOS Y RECOMPENSAS DEL PROGRAMA

Los incentivos o recompensas son una herramienta eficaz para cambiar comportamientos poco saludables, adherirse a comportamientos saludables, aumentar las tasas de participación o comprometer a los colaboradores a completar una acción determinada.

Las recompensas pueden tomar muchas formas y los incentivos deberán ser proporcionales al esfuerzo requerido que demandan. A lo largo del programa, las recompensas deberán pasar de enfocarse en la motivación extrínseca a la motivación intrínseca.

PASO 8: COMUNICAR EL PLAN DE BIENESTAR

La organización debe comunicar la política de bienestar, la cual debe incluir la intención de la organización al implementar el programa, el nivel de involucramiento, el sistema de recompensas e incentivos relacionados al bienestar de los empleados.

La comunicación es importante para marketear el programa y garantizar la participación. Es útil utilizar la comunicación para crear una cultura social en la que se valore la salud. Por último, la comunicación y marketing continuo son importantes para mantener el compromiso de los colaboradores con el Programa.

PASO 9: EVALUAR EL ÉXITO DEL PROGRAMA

Evaluar la efectividad del Programa de Bienestar ayudará a mantener el apoyo de la gerencia y de los empleados; además, servirá para revisar si se están cumpliendo los objetivos y nos permitirá mejorar el Programa de forma continua.

Fuentes

Aldana, S. (21 de julio de 2020). How to design wellness programs that are successful. WellSteps. https://www.wellsteps.com/blog/2020/01/02/design-wellness-programs-successful/